Ouderraad - Vergaderingen - Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement OUDERRAAD SLEUTELHOF

1. BENAMING 
Onder de benaming “Ouderraad van GVBS Sleutelhof te Rumst” wordt de ouderraad als officieel participatieorgaan opgericht. 


2. ZETEL 
De zetel van de ouderraad is gevestigd te GVBS Sleutelhof Kerkstraat 9, 2840 Rumst 


3. DOELSTELLING 
De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school. Hiertoe zal hij meewerken aan het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met het schoolbestuur, de directie en alle personeelsleden van de school. De ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen. 
De ouderraad heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren. Concreet betekent dit dat de ouderraad de volgende vier kerntaken zal opnemen:
- Alle ouders informeren over de activiteiten en standpunten; 
- Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen;
- De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit steeds in overleg met het schoolteam;
- De deelname van ouders aan de participatieorganen bevorderen en ondersteunen. Streven naar een weerspiegeling van de schoolpopulatie in de samenstelling van de participatieorganen en maatschappelijk kwetsbare groepen betrekken bij het schoolbeleid.


4. SAMENSTELLING VAN DE OUDERRAAD 

4.1 De ouderraad bepaalt de wijze waarop de raad voor de volgende mandaatperiode zal samengesteld worden en staat in voor de organisatie van die samenstelling. Alle ouders worden op de hoogte gebracht en betrokken bij die samenstelling en kunnen zich kandidaat stellen. 

4.2 In geval de ouderraad ontbonden is, staat het schoolbestuur samen met de schoolraad in voor de samenstelling van de ouderraad via verkiezingen onder alle ouders. 

4.3 Er is geen maximum aantal leden. Er kunnen te allen tijde werkgroepen opgericht worden om efficiënt te kunnen werken. 

4.4 Op uitnodiging van de ouderraad nemen de directeur en een afvaardiging van de personeelsleden deel aan de vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie. 

4.5 De ouderraad kan niet-leden uitnodigen om aanwezig te zijn: ervaringsdeskundigen, andere ouders, experten... Deze personen kunnen deelnemen aan de vergaderingen, in een raadgevende functie. 

4.6 Het mandaat in de ouderraad geldt voor vier jaar. Het eindigt:
- wanneer de ouder geen kind meer heeft op de school;
- wanneer de ouder expliciet te kennen geeft niet langer lid te willen zijn; 
- wanneer de ouder zich niet aan de doelstellingen van de ouderraad houdt. 


5. BESTUURSSAMENSTELLING EN VERTEGENWOORDIGINGEN 

5.1 De ouderraad verkiest om de twee jaar op een democratische wijze de bestuursleden: een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. 

5.2 De voorzitter opent en besluit de vergadering. Zij/hij leidt de besprekingen, staat in voor de goede werking van de ouderraad en waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement. Bij belet van de voorzitter neemt de ondervoorzitter de taak over.

5.3 Ouders die deel uitmaken van het schoolbestuur of het -personeel van de betrokken instelling, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen. 

5.4 De ouderraad duidt de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad aan uit zijn midden. Er worden plaatsvervangers aangeduid voor het geval de oudervertegenwoordigers in de schoolraad hun mandaat vroegtijdig beëindigen. De mandaten gelden voor vier jaar.

5.5 Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden: 
- Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van het schoolbestuur van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
- Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad. 


6. BEVOEGDHEDEN VAN DE OUDERRAAD 
6.1 De ouderraad kan op vraag van de schoolraad maar ook op eigen initiatief een schriftelijk advies uitbrengen aan het schoolbestuur over de aangelegenheden waar de schoolraad bevoegd voor is:
- de bepaling van het profiel van de directeur;
- het studieaanbod;
- het aangaan van samenwerkingsverbanden;
- de opstapplaatsen en de busbegeleiding in het kader van het aangeboden vervoer;
- de vaststelling van het nascholingsbeleid;
- het beleid met betrekking tot experimenten en projecten;
- het opstellen of wijzigen van de volgende regelingen : 
o het schoolreglement;
o het schoolwerkplan in het basisonderwijs; 
o het beleidsplan of -contract dat de samenwerking regelt tussen de school en het CLB; 
- de vaststelling van de criteria voor de aanwending van lestijden, uren, uren-leraar en punten;
- bepaalde grote infrastructuurwerken: 
- het welzijns-, veiligheids- en gezondheidsbeleid van de school ten aanzien van de leerlingen, met inbegrip van de schoolmaaltijden;
- het beleid met betrekking tot interne kwaliteitszorg, met inbegrip van de bespreking van de resultaten van een schooldoorlichting; 
- het gelijke-onderwijskansenbeleid in het secundair onderwijs. 

6.2 Elk advies van de ouderraad wordt ter informatie bezorgd aan de pedagogische raad, de leerlingenraad en de schoolraad. 

6.3 De termijn van 30 kalenderdagen waarbinnen het advies moet beantwoord worden door het schoolbestuur, wordt opgeschort gedurende de wettelijk vastgelegde schoolvakanties. 

6.4 De ouderraad heeft in functie van de uitoefening van zijn bevoegdheden een algemeen informatierecht. Dit recht wordt uitgeoefend via de oudervertegenwoordigers in de schoolraad. De voorzitter, of desgevallend de secretaris, van de schoolraad bezorgt de verslagen van de schoolraad aan de voorzitter van de ouderraad. 

6.5 Verder zal de ouderraad het participatief klimaat op school stimuleren door volgende taken: 

- Alle ouders informeren over activiteiten en standpunten via de briefwisseling op school, de website van de school en sociale media
- Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.
- De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden (o.a. klusjes uitvoeren), dit in overleg met het schoolteam.
- De deelname van ouders aan de participatieorganen bevorderen en ondersteunen. Streven naar een weerspiegeling van de schoolpopulatie in de samenstelling van de participatieorganen en maatschappelijk kwetsbare groepen betrekken bij het schoolbeleid. 

6.6 Om de vlotte werking van de ouderraad te garanderen, mag het bestuur autonoom beslissingen nemen in geval van hoogdringendheid en niet essentiële zaken.

6.7 De activiteiten worden georganiseerd door planploegen die met een zekere autonomie handelen in naam van de ouderraad.


7 DE VERGADERINGEN VAN DE OUDERRAAD 
7.1 De bestuursleden staan in voor het vlotte verloop van de vergaderingen van de ouderraad. De uittredende voorzitter van het vorig schooljaar staan nog in voor de planning van en de communicatie over de eerste vergadering
 
7.2 De datum en de plaats van de eerste vergadering van het schooljaar worden aan alle ouders meegedeeld via de website van de school

7.3 Tijdens de eerste vergadering van elk schooljaar legt de ouderraad de vergadermomenten voor het hele schooljaar vast. 

De voorzitter of desgevallend de secretaris van de ouderraad bezorgt de data van deze vergadermomenten aan de directeur en aan de voorzitter van de schoolraad. 

De ouderraad vergadert minimum 9 keer per schooljaar (minstens voorafgaand aan elke vergadering van de schoolraad). 

7.4 De planploegverantwoordelijke brengt verslag uit op de vergadering van de ouderraad.

7.5 De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de andere bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen agendapunten indienen. Vaste agendapunten zijn.
- goedkeuring vorig verslag, 
- mededelingen van de directie en afgevaardigden van de personeelsleden, 
- verslag van de werkgroepen, 
- varia


8 UITNODIGINGEN 

8.1 De bestuursleden staan in voor de opmaak en verspreiding van de uitnodiging van de vergaderingen van de ouderraad. De uitnodiging wordt op voorhand via e-mail bezorgd aan de leden. 

8.2 De uitnodiging vermeldt de plaats, datum en het uur van de bijeenkomst evenals de agenda. Zo mogelijk worden ook bijbehorende documenten en nota’s op voorhand bezorgd. 


9 BESLUITVORMING 

9.1 In alle vergaderingen wordt gestreefd naar consensus bij het verstrekken van adviezen of het bepalen van standpunten. 

9.2 Indien geen consensus bereikt wordt, zal er een stemming georganiseerd worden. In dat geval beschikt elk lid over één stem. Een voorstel heeft 2/3 meerderheid nodig om aanvaard te worden. Onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen wordt het voorstel niet aangenomen. 

9.3 De voorzitter of desgevallend de secretaris van de ouderraad deelt de standpunten van de vergadering zo snel mogelijk mee aan de directeur en aan de voorzitter van de schoolraad. In voorkomend geval worden ook de minderheidsstandpunten aan de voorzitter van de schoolraad meegedeeld. 

9.4 Om geldig te zijn moet bij de stemming minstens 50% van de leden aanwezig zijn.

9.5 Wanneer het over personen gaat, wordt er geheim gestemd. De stembriefjes worden door minstens 2 personen geteld. 


10 VERSLAGGEVING EN COMMUNICATIE 
10.1 De bestuursleden staan in voor de aanmaak en verspreiding van het verslag van de vergaderingen naar alle leden van de ouderraad en eventueel naar andere geïnteresseerde ouders. 

10.2 De ouderraad heeft een informatie- en communicatieplicht over de activiteiten en standpunten tegenover al het personeel, alle leerlingen en alle ouders en over de wijze waarop de bevoegdheden uitgeoefend worden.

10.3 De verslagen van de ouderraad worden aan de ouders van de school bekend gemaakt via de website van de school of een ander digitaal platform.

10.4 Ouders van de school kunnen informatie verkrijgen bij en opmerkingen geven aan de leden van de ouderraad. 


11 FINANCIËN 
11.1 De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die nodig zijn om de opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert hij o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet hij een beroep op sponsors of subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties, enz… 

11.2 De financiële verrichtingen van de ouderraad worden opgenomen in de dubbele boekhouding van de VZW schoolbestuur.

11.3 De school opent een rekening voor de ouderraad, waar de directeur (of een lid van het schoolbestuur) en één of twee ouders een volmacht op hebben.

11.4 Voor uitgaven vanaf 2000 euro zijn er twee handtekeningen nodig.

11.5 In een afsprakennota wordt jaarlijks beschreven welke activiteiten de ouderraad dat schooljaar organiseert. Deze afsprakennota wordt ondertekend door de directie en het bestuur van de ouderraad. 

11.6 De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school.

11.7 Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.

11.8 Het saldo moet positief blijven.

11.9 Het financieel verslag wordt jaarlijks op één van de eerste vergaderingen van de ouderraad ter goedkeuring voorgelegd.


12 INFORMATIEPLICHT NAAR DE VRIJWILLIGERS 
12.1 Aansprakelijkheid: De school is aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk (bij een ouderwerking met het statuut van vzw of feitelijke vereniging is de ouderwerking zelf aansprakelijk). Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de school of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog en zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. De verzekeringsmaatschappij en polisnummer van de schoolpolis: … 

12.2 Vergoedingen: De school/ouderwerking betaalt de reële kosten, mits overhandiging van de juiste bewijsstukken.

12.3 Discretieplicht: De leden van de ouderraad en de ouders die de school en ouderraad vrijwillig hun diensten aanbieden zijn gebonden aan de discretieplicht. 


13 WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT 
13.1 Een wijziging aan het huishoudelijk reglement kan gebeuren te allen tijde en conform aan de besluitvorming (zie artikel 10).


14 ONTBINDING VAN DE OUDERRAAD
14.1.1 In geval van ontbinding om gelijk welke reden zal het maatschappelijk actief, na aanzuivering van de schulden, overgemaakt worden aan een instantie met een soortgelijk doel, die door de ouderraad wordt aangeduid.